Parliamone con Tiziana

Intervista

Parliamo di bilancio delle associazioni, perché è importante?

Perché è importante mandare un bilancio ai propri donatori, perché ogni volta che viene fatta una donazione il nostro donatore ha bisogno di sapere che quel gesto, che quell’atto, che quel momento di aiuto verso il prossimo che lo fa sentire migliore, fondamentalmente, si è realizzato. Il bilancio è la realizzazione concreta di qualcosa, visibile, palpabile quasi, quindi va raccontato e va assolutamente spiegato al nostro donatore; e il nostro donatore, attraverso il bilancio, realizza che il suo ruolo nella nostra associazione ha valore, è importante e fondamentale, perché lui fa delle cose, non ha soltanto mandato del denaro, la differenza tra fare una donazione e vedere su un documento quanto è stato fatto ci fa sentire partecipi di quell’evento.

Il bilancio è anche molto utile per la reputation, l‘accountability…

Assolutamente sì, ci rende più credibili, ci rende ancora una volta più vicini, ci mette anche in una condizione molto particolare rispetto al donatore, lo fa sentire come qualcuno a cui vanno date delle risposte, a cui va il fatto un rendiconto: io ti do del denaro e nel momento in cui ti dono, ti ingaggio a fare delle cose e tu che lei fatte rispondi a me di quanto hai fatto. Quindi anche nella relazione associazione / donatore ritorna, attraverso il bilancio, in primo piano la figura del donatore, ritorna in primo piano quanto è importante che un donatore sia parte viva e attiva di un’associazione.

 Ci sono delle sezioni imprescindibili in un bilancio?

Le due cose imprescindibili sono: chiaramente la lettera del presidente al al donatore, di sicuro e in secondo luogo una delle cose che secondo me è estremamente importante in un bilancio è raccontare l’impatto, nel senso che spesso una donazione non ha un valore in sé per sé, ma è soltanto la tessera di un domino che scatena una serie di miglioramenti che si propagano in una intera comunità. Quindi un bambino che va a scuola è un bambino che imparerà a leggere e a scrivere, che diventerà un artefice del suo futuro, del suo destino, in quel villaggio e probabilmente migliorerà, come singolo o come più bambini che fanno questa cosa, l’intera vita di quel villaggio, innalzando la qualità.

Il bilancio è tendenzialmente fatto per i donatori esistenti, ma può essere utilizzato anche per il grande pubblico, per esempio in formato digitale sul sito…

Assolutamente, io ogni volta che passo da creativo che lavora per la raccolta fondi a potenziale donatore, ogni volta che faccio questo passaggio vado a controllare i bilanci delle associazioni. Io personalmente prima di devolvere del denaro ad una associazione controllo sempre il bilancio dell’associazione. Il bilancio dà credibilità, il bilancio conferma la bontà delle operazioni, conferma il fatto che sto affidando il denaro ad un’associazione che è credibile e che fa progetti sostenibili, perché ha dimostrato in passato di averli portati a termine, di averli conclusi. Esistono anche diverse platee, se voglio contattare le aziende avere un bilancio che mi permette di andare a parlare con un direttore generale o direttore marketing di un’azienda privata il bilancio è uno dei primi elementi che un’azienda vuole vedere di un’associazione; un grande donatore che sarebbe disponibile a fare grandi donazioni vuole vedere che tipo di progetti porti a termine, porti avanti. Il bilancio viene quindi mostrato al pubblico in formato digitale sul sito web, ma può anche essere spedito.

Quando si spedisce il bilancio sociale è solo comunicazione o c’è anche un approccio di fund raising?

No, spedire un bilancio significa fidelizzare, spedire un bilancio è rendicontare, creare una relazione come dicevo con il nostro donatore. Di solito i bilanci vengono spediti ai middle e major donor, non ai one off tradizionali, l’obiettivo è quello proprio di dire “guarda, io queste cose le ho fatte grazie anche a te, le abbiamo fatte insieme, guarda cosa abbiamo fatto” e quindi si crea una relazione fiduciaria come dicevo prima, io ti rendiconto il mio operato perché tu meriti questo, perché tu sei così importante all’interno della mia associazione che meriti che io dia spiegazioni su come utilizzato il tuo denaro, quindi rafforza tantissimo la relazione e fidelizza fortemente il bilancio. Poi non è necessariamente uno strumento di raccolta fondi quando per raccolta fondi intendiamo ricevere del denaro tout court, ma quando per raccolta fondi intendiamo la costruzione di relazioni stabili nel tempo che generano approfitto alla nostra associazione e ci permettano di dare seguito ai nostri progetti è uno strumento fondamentale.

Quindi non cade dentro per caso un bollettino postale?

No io un bollettino postale lo metterei sempre in un bilancio, io il bollettino postale lo metterei ovunque, il bollettino è come il prezzemolo e fa sempre comodo. Ma soprattutto noi non lo sappiamo mai cosa accade nella vita delle persone, mai, magari di giorno in cui ni spediamo il bilancio queste persone hanno avuto una risposta positiva, è accaduto qualcosa di bello nelle loro vite, vogliono ricordare qualcuno che amavano…chi siamo noi per limitare la loro possibilità di sostenere un progetto importante, non l’associazione, ma un progetto di vita e di solidarietà in un altro paese? Gliela dobbiamo offrire questa opportunità,  è una conditio sine qua nondi ogni spedizione.

Ci sono delle richieste che come creativi fate alle vostre vostre associazioni clienti per quanto riguarda il bilancio? Quali sono le informazioni, i materiali migliori che vi possono fornire per riuscire a realizzare un buon prodotto?

Ovviamente tutti i rendiconti dei progetti dell’anno. Secondo me è una delle cose importanti sarebbe – non viene quasi mai messa nei bilanci  – ma è “ci eravamo proposti di”, “questi erano i nostre intenti”, “a partire dell’anno abbiamo fatto questo”, quindi anche raccontare il percorso che è stato fatto per la realizzazione degli obiettivi previsti. E poi a mio avviso un altro aspetto è il futuro, cioè un bilancio non è soltanto la testimonianza di un presente avvenuto che ha portato a termine dei progetti, ma è anche un documento in cui si dichiarano i propri progetti futuri, gli obiettivi da raggiungere e quindi è un espressione della volontà dell’associazione di progredire, di fare delle cose nuove, quindi – come dire – un motivo in più per il donatore per stare al nostro fianco, perché il futuro è fatto di altre cose che possono essere portate a termine solo se siamo uniti, solo se siamo insieme.

C’è anche un altro aspetto legato al bilancio, c’è questa necessità che sia abbastanza istituzionale perché è una comunicazione istituzionale, si parla anche appunto di soldi, di conto economico e stato patrimoniale però dall’altra, voi creativi ci insegnate, c’è anche la necessità di dare calore di dare la sensazione della dimensione umana nella relazione…

C’è sempre la tendenza a pensare che il bilancio debba essere una cosa istituzionale, dove la parola istituzionale è un’astrazione inventata da qualcuno che non conosco e che non comprendo, peraltro io mandoil bilancio a una persona, mando il bilancio ad un gruppo di persone, a degli stakeholder…ma sono esseri umani. I criteri di relazione con un essere umano sono diversi, voglio rapportarmi a questi esseri umani con freddezza? Scriverò in modo freddo. Voglio rapportarmi a questo esseri umani con calore, con vicinanza? Scriverò in quel modo. Un bilancio che va da un donatore a raccontare che insieme abbiamo fatto delle cose importanti ha da un lato bisogno di istituzionalità, ma ci sono i numeri, i dati, le parole non devono essere fredde, la relazione è sempre più forte, è come quando raccontiamo qualcosa a un amico o a un conoscente, non siamo mai istituzionali, rigidi, siamo caldi, calorosi, di fronte abbiamo un amico a cui stiamo dicendo “guarda quante belle cose abbiamo fatto insieme” io lo direi con un linguaggio semplice, la freddezza, la difficoltà di alcuni bilanci totalmente incomprensibili, secondo me non facilitano né la lettura, nè la relazione e nemmeno la fidelizzazione. Quindi essere istituzionali sì, ma laddove è necessario, nel linguaggio e nell’approccio non ce ne è bisogno.

 È come se si facesse l’errore di pensare che l’accountability viene data da un approccio formale

Invece non è così, non è che essere informali ci rende più credibili, è una questione culturale. C’è tutto un mondo, il mondo del business tra virgolette, che ci ha raccontato e ci ha fatto credere che non dobbiamo mai confondere il personale col privato, essere sempre formali e non metterci mai in gioco, ma chi fa non profit si mette in gioco tutti i giorni, chi fa non profit va con la mano tesa a chiedere denaro a qualcuno per poter portare avanti i propri progetti, senza che qualcuno non li porta avanti i propri progetti. Quindi è un formalismo di cui non comprendo onestamente la ragione. Io parto dal presupposto che la raccolta fondi è donor centrica, al centro della nostra raccolta, qualunque strumento noi usiamo, c’è il donatore e al donatore dobbiamo parlare in maniera più vicina possibile, perché più vicini stiamo al donatore più abbiamo la possibilità di fare cose insieme. Se siamo lontani ognuno fa le cose per proprio conto e magari lui sceglie di farle con qualcun altro che sentirà più prossimo a lui

C’è  un numero minimo di pagine per il bilancio, altre caratteristiche tipo troppo lungo o troppo pesante, dimensioni e formati particolari?

No, secondo me no dipende da quanti progetti abbiamo da raccontare. Se abbiamo tanti progetti, abbiamo fatto tante cose belle gliele dobbiamo dire tutte, se non ne abbiamo gonfiare il poco non ha senso, è meglio farli brevi, cioè se è breve quel che abbiamo fatto. Secondo me dobbiamo essere accattivanti, veramente l’unica raccomandazione potente che userei è renderli leggibili, renderli belli, riempirli di fotografie, riempirli dei volti delle persone che hanno aiutato, ma anche delle persone che hanno partecipato a portare avanti questi progetti. Nei bilanci non ci sono mai le persone dietro le quinte, portiamole davanti alle quinte, con chi ha a che fare il nostro donatore? Facciamo vedere i volti delle persone che non sono soltanto quelli del direttore generale o quelli del direttore marketing, ma magari anche i volti delle persone che hanno contatti diretti con i donatori. Non lo so, raccontiamo una storia che sia più possibile elemento di vicinanza, che faccia sentire davvero il donatore…magari anche delle delle pagine in un bilancio dedicati a dei donatori, a delle testimonianze. Però non c’è una misura, c’è un calore, giusto, che deve essere usato. Se quel calore si riesce a mantenerlo vivo in 100 pagine vanno bene 100 pagine, in 20 pagine vanno bene 20 pagine. Esiste un aspetto economico poi di questa vicenda: un conto è farlo via web, nel momento in cui lo stampiamo parliamo di altre cose, nel momento in cui lo spediamo è ancora peggio. Quindi queste scelte invece vanno valutate per ogni singola associazione, se sono piccola associazione o medio-piccola, faccio il bilancio e voglio spedirlo ai miei donatori sto facendo un’operazione che avrà poca resa economica e un altissimo costo. Inviterei piuttosto i donatori ad un evento allora e glielo consegno a mano perchè mi costa tanto quanto, oppure userei e spingerei fortemente il web, l’online, di modo che non ci siano costi nè di spedizione nè di stampa e di produzione cartacea…e poi salviamo un po’ di alberi e di foreste.

È un argomento sicuramente anche molto attuale perché si è chiuso il 2021, le associazioni cominceranno a mettere insieme, a raccogliere tutti i dati, informazioni e materiale per approntare il bilancio dell’anno passato, che di solito viene mandato entro il primo semestre, anche perché nel frattempo ci sono le assemblee, comitati che devono approvare il bilancio d’esercizio. Quindi diciamo che per le associazioni che vogliono quest’anno fare qualcosa di diverso e vogliono provare a seguire un po’ i consigli che abbiamo dato noi siamo disponibili.

Sì, possiamo dare dei consigli e fare una consulenza, fare una supervisione o realizzare direttamente noi, chiaramente insieme all’associazione, il bilancio.

L’importante è fatelo, mettetelo sul sito. Le associazioni che non hanno sul sito i bilanci fanno un gravissimo errore in termini di credibilità e di serietà professionale.